No ambiente corporativo, estamos propensos e vulneráveis a enfrentar crises, por isso existe a importância de organizar uma boa gestão de crises e comunicação interna transparente. É necessário se preparar, com estratégias bem desenhadas, para reduzir os danos e agilizar a recuperação.

Existem crises imprevisíveis, e outras que já estão no radar da empresa, como por exemplo as grandes mudanças que impactarão nos processos e finanças, como alterações no nicho de atendimento, mudanças de gestão ou altos investimentos. De qualquer forma, a liderança organizacional precisa tomar as decisões antecipadamente.

O primeiro passo para isso é designar uma equipe que ficará responsável pela gestão de crises. Essa equipe precisará tomar decisões e manter-se em contato direto com especialistas relacionados a cada demanda, por exemplo: em um caso de vazamento de dados, um profissional do ramo jurídico. 

3 fases da gestão de crises

Após ter a equipe de gestão definida, os responsáveis precisam elaborar um programa de administração de crises, onde irão estrategiar ações para 3 diferentes fases: preventiva, reativa e pós-crise.

Preventiva

Na fase preventiva, são decididas as ações a serem tomadas diante de uma crise, antes dela acontecer. Para que essa etapa seja efetiva, é importante reunir os responsáveis frequentemente para realizar um brainstorm de ideias e monitorar o que vem acontecendo no mercado e no mundo, e seus possíveis impactos na empresa. 

Reativa

Essa é a fase que ocorre durante a crise, onde a equipe de gestão de crises precisa seguir o que foi programado na etapa preventiva. O primeiro passo é entender exatamente o que aconteceu e por que, para tomar as atitudes cabíveis. 

Depois disso, o fluxo de algumas ações que foram premeditadas pode ser adaptado, caso for necessário e de acordo com a prioridade. Mas o importante é já ter um desenho bem claro das etapas a serem seguidas.

Durante a fase reativa também é preciso trabalhar a imagem da empresa e estudar estratégias para manter o bem estar e produtividade dos colaboradores.

Pós-crise:

O que foi possível aprender? Nessa parte analisam-se os dados coletados durante a crise e calcula-se o que pode ser melhorado numa próxima circunstância, e o que foi bem feito. A partir desses dados, será possível reestruturar rotinas, processos e ações de comunicação.

Também é interessante fazer pesquisas para entender onde a empresa foi afetada, com o objetivo de reparar a imagem, conquistar espaço e otimizar os processos.

Entendido isso, veja algumas dicas de que atitudes aplicar à gestão de crises em sua empresa.

Que ações tomar na gestão de crises?

1. Defina porta-vozes

Em caso de crises que venham a público, é importante trabalhar o relacionamento com a mídia, que será uma intermediadora entre a empresa, clientes e parceiros. Nesses casos, é indicado que se tenha um porta-voz para falar pela empresa, respondendo questionamentos e participando de entrevistas. O porta-voz precisa estar treinado e lidar bem com a pressão e com o público. 

Centralizando as comunicações com um responsável, se reduz o risco de falhas de comunicação, pois evita-se a situação onde várias pessoas dizem informações divergentes, o que pode prejudicar ainda mais a imagem da empresa

2. Monitore as notícias

Tanto para acompanhar a movimentação do mercado, quanto para monitorar se a empresa está sendo mencionada, é importante observar veículos de comunicação e redes sociais.

No caso dos meios digitais, é possível configurar alertas para determinadas palavras-chaves. Dessa forma, fica mais fácil descobrir se o nome da empresa é citado.

3. Mantenha a rotina do trabalho

Apesar da empresa estar em crise, o trabalho precisa continuar. Os gestores precisam analisar formas de deixar os colaboradores seguros e confortáveis para realizar seu trabalho, e com isso manter o fluxo de operações normalizado.

Dessa forma, fica garantido que a produção não pare, e quando a situação normalizar, a rotina de trabalho estará estabilizada. Para fortalecer o bem estar dos colaboradores, a comunicação interna é um fator essencial.

Como otimizar a comunicação interna durante uma crise?

A falta de uma comunicação transparente, principalmente durante um período de crise, pode fazer com que os funcionários se sintam ansiosos e desmotivados. Por isso é importante conversar com as equipes e centralizar as informações em um canal único, onde todos tenham acesso.

Utilizar TVs corporativas como murais digitais em um local visível, como recepção ou refeitório, é uma ótima forma de assegurar que as informações cheguem para todos os colaboradores. É possível configurar uma programação de conteúdos, que irão rodar simultaneamente em todos os dispositivos cadastrados, inclusive se estiverem em diferentes filiais.

Ter um canal oficial para transmitir informações é essencial, pois garante a passagem de uma comunicação uniforme para todos, que não dê espaço para interpretações deturpadas e ruídos. Muitas vezes, canais como whatsapp e grupos extraoficiais podem se tornar um facilitador de vazamento de informações. 

Outra vantagem de utilizar uma TV corporativa, é que a empresa pode não só comunicar seu posicionamento diante de determinadas situações, mas também instruir os colaboradores quanto a assuntos delicados e ao código de ética da empresa. Além disso, é importante mostrar-se aberto para dar esclarecimentos e conversar com os colaboradores pessoalmente. 

Agora você conhece o passo a passo para aprimorar sua gestão de crises e comunicação interna. Se desejar conhecer mais sobre nossa solução de TV Corporativa, solicite uma demonstração gratuita com nossos especialistas.

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Aloisio Arbegaus — Diretor Comercial da Teclógica